Навести порядок в бизнесе значит точно знать обо всей последовательности операций:
Кто делает
Что делает
Как делает
и быть уверенным, что все так и и должно быть
Что делает
Как делает
и быть уверенным, что все так и и должно быть
Беспорядок -
основная причина проблем в компании
Укрывает причины проблем, сдерживает развитие, приводит к конфликтам и браку
Переход на новый этап
По мере роста и развития компании сталкиваются с тем, что привычные методы "ручного" управления действуют все хуже, а энергии на них затрачивается все больше.
Рост и скорость
Количество сотрудников растет, при этом растет и текучка. Скорости изменений рынка требуют постоянных изменений в способах работы.
Сотрудники решают
По своему, хотел, как лучше, не успеваю, не умею приводят к браку, задержкам, конфликтам
Навести порядок в бизнесе значит:
1. Определить, кто, что, при помощи чего и как делает (Провести стандартизацию);
2. Определить, где сотрудник может посмотреть все эти стандарты;
3. Определить правило, каким образом внедряются изменения в стандарты;
4. Определить, каким образом сотрудники обучаются всему, что они делают, в том числе, в случае внедрения изменений
2. Определить, где сотрудник может посмотреть все эти стандарты;
3. Определить правило, каким образом внедряются изменения в стандарты;
4. Определить, каким образом сотрудники обучаются всему, что они делают, в том числе, в случае внедрения изменений
Фундаментом всего порядка станет работа, выполненная в 1 пункте. Выполните ее в Простоделай, и остальные пункты не займут времени
Порядок проведения стандартизации
В Простоделай реализован порядок, который может быть выполнен без специального образования и опыта
-
Выделите процессы верхнего уровня
- Добавьте в список бизнес-процессы верхнего уровня. Обычно, это Продвижение, продажи, производство, отгрузка, сервис
- Добавьте в список вспомогательные процессы: Бухгалтерский учет, ИТ-сопровождение, хозяйственное обслуживание, обеспечение персоналом
- Добавьте в список управленческие процессы: Планирование деятельности, Контроль результатов, развитие компании
- В зависимости от вида бизнеса и даже у разных компаний в одной сфере, набор процессов может быть разный. Зависит от размера, корпоративной культуры, региона и многого другого. Напишите свои процессы. Не бойтесь ошибиться. Потом можно будет очень просто исправить все. Перфекционизм на этом этапе только мешает
-
Внесите в список все подпроцессы и все задачи
- Посмотрите на каждый процесс. Процесс - это последовательность задач, выполнение которых гарантирует достижение результата. Добавьте последовательности задач в папку процесса и укажите их исполнителей
- Опросите всех сотрудников, какие они выполняют задачи, добавьте их в корневой каталог процессов ,чтобы потом перенести в соответствующий процесс или сразу в процесс в котором должна быть эта задача. Если по вашим данным сотрудник должен выполнять задачу, но он это отрицает, удалите сотрудника из исполнителей задачи
- Процессы могут состоять из задач или подпроцессов. Возможно, вы заметите, что часть задач внутри процесса можно объединить в подпроцесс, создайте подпроцесс и перенесите в него задачи
- Внутри папок процессов или в схемах процессов проследите за последовательностью задач. Возможно, часть задач дублируются. Объедините задачи, если это задачи одного сотрудника. Если нет - вы обнаружили дублирование. Обсудите с руководителями, с кого из сотрудников можно снять задачу
-
Выберите задачи и процессы, которые требуют большего внимания:
- Где самое узкое место
- Где споры и ссоры
- Где брак
- Недостача, ожидания, разные показатели
- Текучка, больше всего "пожаров"
- Не успевают, мало времени
- Одним словом, выберите, где болит
- Это не значит, что там где спокойно, там порядок. Но если не навести порядок там, где болит, все время уйдёт туда
Стандартизируйте операции
Чтобы стандартизировать операцию, нужно описать по шагам максимально подробно последовательность действий. В идеале, надо либо выполнить самому, либо несколько раз пройти всю операцию вместе с сотрудником-исполнителем, фиксируя каждый шаг. Если в каком-то месте выполнение происходит по разному, нужно либо выбрать один из способов и зафиксировать его, либо прямо в инструкции создать шаг, где человек делает выбор и потом описать оба случая.
Иногда, когда вариантов много, лучше сделать несколько инструкций, на каждый случай. Это будут микроинструкции, если различия занимают небольшую часть инструкции. Ссылки на эти микроинструкции нужно прикрепить к шагу, где сотрудник делает выбор. Если выбор делается в начале операции, то проще создать полноценную инструкцию на каждый вариант. Можно использовать инструмент прикрепления шагов из другой инструкции.
Уточните у исполнителя, что он должен передать следующему в процессе, это его клиент Уточните у клиента, он ожидает именно этого? Если нет, нужно согласовать с обоими результат и доработать инструкцию.
Стандартизировать все операции будет трудно. Но история знает примеры, когда стандартизация проведена для всех действий сотрудника, и это только способствует развитию бизнеса (сеть McDonald’s)
В процессе разработки стандартов может выясниться, что часть операции выполняют, как придётся. Может вы заметите, что способ выполнения приводит к браку и другим потерям. Не стандартизируйте шаги, как есть. Обязательно разберитесь и разработайте единый способ, который приводит к ожидаемого результату.
| Проверьте полноту получившейся оргструктуры и ее соответствие реальной структуре компании Проверить можно в дереве Подразделений или в Схеме В дереве подразделений просматривайте папки с подразделениями начиная с верхнего уровня, постепенно открывая папки и проверяя вложенные подразделения и должности. Посмотрите, какие сотрудники занимают должности и руководят подразделениями. Сотрудник может одновременно занимать несколько должностей в разных подразделениях. Сформируйте схему всего предприятия. Сверните все вложения и открывайте постепенно, сверяя состав подразделений, должностей и сотрудником на схеме с фактическим |
Важно, чтобы уже на этапе стандартизации каждый раз, когда приходится "тушить пожары" руководитель задавал себе и команде вопросы:
- В нашей компании есть стандарт этой операции (этих операций)?
- Стандарты были исполнены?
- Если нет, что помешало, что нужно изменить в смежных процессах или операциях, чтобы стандарт всегда исполнялся?
- Если да, как нужно доработать стандарт, чтобы проблемы не повторились?
Процесс стандартизации идет не быстро, но через какое-то время руководители компании почувствуют, что проблемы перестают повторяться, а подход к решению проблем перешел стал конструктивный и продуктивный
- Если задачи распределены между сотрудниками, значит у сотрудников в их личном кабинете уже есть списки их задач.
- Если для задач созданы пошаговые инструкции, значит сотрудникам доступны и инструкции. Простоделай сам распределил всю информацию по личным кабинетам
Опишите и внедрите свой Процесс внедрения изменений в компании, чтобы изменения стали частью культуры, и сохраняли порядок
Каждый этап может быть реализован максимально быстро и качественно. Все зависит руководителя и команды.
Примерные этапы процесса:
Примерные этапы процесса:
Формирование заявки на внедрение изменения: Определите, кто именно имеет право формировать заявку на изменение, кому и как он ее передает, какую форму использует
Оценка предложения: Договоритесь, в каком формате, составе, в какие сроки и опираясь на какие критерии будет происходить обсуждение инициативы изменения. Что станет результатом обсуждения. Зафиксируйте в каком виде, кто как, в какой срок и кому передает итоговое решение на согласование
Согласование внедрения: Укажите, кто именно уполномочен на согласование внедрения изменений. Возможно, на разных участках или для разного уровня затрат могут быть назначены разные ответственные. Договоритесь, в какой срок и каким способом ответственный будет сообщать, предложение отклонено, принято или принято с поправками
Привлечение ресурсов: Разработайте стандарт ,в соответствии с которым ответственные должности будут выделять необходимые ресурсы в срок
Внедрение изменений Договоритесь, кто будет актуализировать бизнес-процессы и пошаговые инструкции, кто будет проводить обучение персонала, а также, когда процессы и операции начнут исполняться по-новому
| Чтобы быстро ознакомить сотрудников со всеми изменениями 1. Создайте материал обучения, описывающий все изменения, добавьте контрольные вопросы; 2. Создайте план обучения на всех участников изменений и добавьте материал 3. Проконтролируйте осведомленность сотрудников об изменениях |
Навести порядок, значит, найти каждому действию свое правило, место и значение. И следить за тем. чтобы действия добавлялись, менялись или удалялись вместе с проверкой значения этого действия и изменением правила
Начните наводить порядок прямо сейчас!
Без подготовки, без консультантов, без дополнительных затрат!