Навести порядок в бизнесе значит точно знать обо всей последовательности операций:
Кто делает
Что делает
Как делает
и быть уверенным, что все так и и должно быть
Что делает
Как делает
и быть уверенным, что все так и и должно быть
Беспорядок -
основная причина проблем в компании
основная причина проблем в компании
Укрывает причины проблем, сдерживает развитие, приводит к конфликтам и браку
Переход на новый этап
По мере роста и развития компании сталкиваются с тем, что привычные методы "ручного" управления действуют все хуже, а энергии на них затрачивается все больше.
Рост и скорость
Количество сотрудников растет, при этом растет и текучка. Скорости изменений рынка требуют постоянных изменений в способах работы.
Сотрудники решают
По своему, хотел, как лучше, не успеваю, не умею приводят к браку, задержкам, конфликтам
Навести порядок в бизнесе значит:
1. Определить, кто, что, при помощи чего и как делает (Провести стандартизацию);
2. Определить, где сотрудник может посмотреть все эти стандарты;
3. Определить правило, каким образом внедряются изменения в стандарты;
4. Определить, каким образом сотрудники обучаются всему, что они делают, в том числе, в случае внедрения изменений
2. Определить, где сотрудник может посмотреть все эти стандарты;
3. Определить правило, каким образом внедряются изменения в стандарты;
4. Определить, каким образом сотрудники обучаются всему, что они делают, в том числе, в случае внедрения изменений
Фундаментом всего порядка станет работа, выполненная в 1 пункте. Выполните ее в Простоделай, и остальные пункты не займут времени
Порядок проведения стандартизации
В Простоделай реализован порядок, который может быть выполнен без специального образования и опыта
Выделите процессы верхнего уровня
- Добавьте в список бизнес-процессы верхнего уровня. Обычно, это Продвижение, продажи, производство, отгрузка, сервис
- Добавьте в список вспомогательные процессы: Бухгалтерский учет, ИТ-сопровождение, хозяйственное обслуживание, обеспечение персоналом
- Добавьте в список управленческие процессы: Планирование деятельности, Контроль результатов, развитие компании
- В зависимости от вида бизнеса и даже у разных компаний в одной сфере, набор процессов может быть разный. Зависит от размера, корпоративной культуры, региона и многого другого. Напишите свои процессы. Не бойтесь ошибиться. Потом можно будет очень просто исправить все. Перфекционизм на этом этапе только мешает
Внесите в список все подпроцессы и все задачи
- Посмотрите на каждый процесс. Процесс - это последовательность задач, выполнение которых гарантирует достижение результата. Добавьте последовательности задач в папку процесса и укажите их исполнителей
- Опросите всех сотрудников, какие они выполняют задачи, добавьте их в корневой каталог процессов ,чтобы потом перенести в соответствующий процесс или сразу в процесс в котором должна быть эта задача. Если по вашим данным сотрудник должен выполнять задачу, но он это отрицает, удалите сотрудника из исполнителей задачи
- Процессы могут состоять из задач или подпроцессов. Возможно, вы заметите, что часть задач внутри процесса можно объединить в подпроцесс, создайте подпроцесс и перенесите в него задачи
- Внутри папок процессов или в схемах процессов проследите за последовательностью задач. Возможно, часть задач дублируются. Объедините задачи, если это задачи одного сотрудника. Если нет - вы обнаружили дублирование. Обсудите с руководителями, с кого из сотрудников можно снять задачу
Выберите задачи и процессы, которые требуют большего внимания:
- Где самое узкое место
- Где споры и ссоры
- Где брак
- Недостача, ожидания, разные показатели
- Текучка, больше всего "пожаров"
- Не успевают, мало времени
- Одним словом, выберите, где болит
- Это не значит, что там где спокойно, там порядок. Но если не навести порядок там, где болит, все время уйдёт туда
Стандартизируйте операции
1
Чтобы стандартизировать операцию, нужно описать по шагам максимально подробно последовательность действий. В идеале, надо либо выполнить самому, либо несколько раз пройти всю операцию вместе с сотрудником-исполнителем, фиксируя каждый шаг. Если в каком-то месте выполнение происходит по разному, нужно либо выбрать один из способов и зафиксировать его, либо прямо в инструкции создать шаг, где человек делает выбор и потом описать оба случая.
2
Иногда, когда вариантов много, лучше сделать несколько инструкций, на каждый случай. Это будут микроинструкции, если различия занимают небольшую часть инструкции. Ссылки на эти микроинструкции нужно прикрепить к шагу, где сотрудник делает выбор. Если выбор делается в начале операции, то проще создать полноценную инструкцию на каждый вариант. Можно использовать инструмент прикрепления шагов из другой инструкции.
3
Уточните у исполнителя, что он должен передать следующему в процессе, это его клиент Уточните у клиента, он ожидает именно этого? Если нет, нужно согласовать с обоими результат и доработать инструкцию.
4
Стандартизировать все операции будет трудно. Но история знает примеры, когда стандартизация проведена для всех действий сотрудника, и это только способствует развитию бизнеса (сеть McDonald’s)
5
В процессе разработки стандартов может выясниться, что часть операции выполняют, как придётся. Может вы заметите, что способ выполнения приводит к браку и другим потерям. Не стандартизируйте шаги, как есть. Обязательно разберитесь и разработайте единый способ, который приводит к ожидаемого результату.
| Проверьте полноту получившейся оргструктуры и ее соответствие реальной структуре компании Проверить можно в дереве Подразделений или в Схеме В дереве подразделений просматривайте папки с подразделениями начиная с верхнего уровня, постепенно открывая папки и проверяя вложенные подразделения и должности. Посмотрите, какие сотрудники занимают должности и руководят подразделениями. Сотрудник может одновременно занимать несколько должностей в разных подразделениях. Сформируйте схему всего предприятия. Сверните все вложения и открывайте постепенно, сверяя состав подразделений, должностей и сотрудником на схеме с фактическим |
Важно, чтобы уже на этапе стандартизации каждый раз, когда приходится "тушить пожары" руководитель задавал себе и команде вопросы:
- В нашей компании есть стандарт этой операции (этих операций)?
- Стандарты были исполнены?
- Если нет, что помешало, что нужно изменить в смежных процессах или операциях, чтобы стандарт всегда исполнялся?
- Если да, как нужно доработать стандарт, чтобы проблемы не повторились?
Процесс стандартизации идет не быстро, но через какое-то время руководители компании почувствуют, что проблемы перестают повторяться, а подход к решению проблем перешел стал конструктивный и продуктивный
- Если задачи распределены между сотрудниками, значит у сотрудников в их личном кабинете уже есть списки их задач.
- Если для задач созданы пошаговые инструкции, значит сотрудникам доступны и инструкции. Простоделай сам распределил всю информацию по личным кабинетам
Опишите и внедрите свой Процесс внедрения изменений в компании, чтобы изменения стали частью культуры, и сохраняли порядок
Каждый этап может быть реализован максимально быстро и качественно. Все зависит руководителя и команды.
Примерные этапы процесса:
Примерные этапы процесса:
1
Формирование заявки на внедрение изменения: Определите, кто именно имеет право формировать заявку на изменение, кому и как он ее передает, какую форму использует
2
Оценка предложения: Договоритесь, в каком формате, составе, в какие сроки и опираясь на какие критерии будет происходить обсуждение инициативы изменения. Что станет результатом обсуждения. Зафиксируйте в каком виде, кто как, в какой срок и кому передает итоговое решение на согласование
3
Согласование внедрения: Укажите, кто именно уполномочен на согласование внедрения изменений. Возможно, на разных участках или для разного уровня затрат могут быть назначены разные ответственные. Договоритесь, в какой срок и каким способом ответственный будет сообщать, предложение отклонено, принято или принято с поправками
4
Привлечение ресурсов: Разработайте стандарт ,в соответствии с которым ответственные должности будут выделять необходимые ресурсы в срок
5
Внедрение изменений Договоритесь, кто будет актуализировать бизнес-процессы и пошаговые инструкции, кто будет проводить обучение персонала, а также, когда процессы и операции начнут исполняться по-новому
| Чтобы быстро ознакомить сотрудников со всеми изменениями 1. Создайте материал обучения, описывающий все изменения, добавьте контрольные вопросы; 2. Создайте план обучения на всех участников изменений и добавьте материал 3. Проконтролируйте осведомленность сотрулников об изменениях |
Навести порядок, значит, найти каждому действию свое правило, место и значение. И следить за тем. чтобы действия добавлялись, менялись или удалялись вместе с проверкой значения этого действия и изменением правила
Начните наводить порядок прямо сейчас!
Без подготовки, без консультантов, без дополнительных затрат!